MOTBIS et THESAGRI comportent deux types de présentation des termes :

• une liste de résultats permutée (remontant la chaîne de caractère recherchée, en début de mot ou non, lorsqu'elle est trouvée dans un descripteur ou bien dans un non-descripteur),
• des listes par microthésaurus (ou terminogrammes).

Chacune d'entre elles a son utilité au cours de l'indexation.

1. Consulter la liste des résultats de recherche pour effectuer un premier tri parmi le bruit polysémique que peut remonter un mot-clé recherché (la recherche "physique" va remonter des résultats qui concernent les propriétés physiques du corps humain comme des concepts ayant trait à la physique en tant que science étudiant les phénomènes de l'univers).
2. Vérifier la place du ou des descripteurs retenus dans la liste de leur microthésaurus. Il s'agit de voir ici s'ils correspondent au niveau de précision le plus élevé et le plus proche de la ressource à décrire. Il s'agit également de vérifier que le ou les descripteurs retenus n'appartiennent pas à la même chaîne de hiérarchie qu'un autre descripteur retenu pour l'indexation d'une ressource.

   Un document général sur " les planètes " sera indexé avec planète et non avec planète et planète Uranus, sous prétexte que le document traite plus longuement de la planète Uranus que des autres planètes. On créera dans ce cas, si nécessaire, une autre unité documentaire.

   Mais un document qui traiterait à la fois de " l'éruption volcanique, du relief volcanique et des roches volcaniques " pourra être indexé avec les trois descripteurs correspondants puisqu'ils n'appartiennent pas à la même chaîne hiérarchique. On n'utilisera pas le descripteur volcanisme qui est générique d'éruption volcanique.

3. Vérifier l'environnement sémantique du ou des descripteurs retenus dans le ou les microthésaurus correspondants. Les relations sémantiques (termes équivalents et termes associés) peuvent donner des pistes par forcément envisagées sur l'indexation.

    

Pour une indexation précise, MOTBIS et THESAGRI possèdent un certain nombre de descripteurs précoordonnés.
Un descripteur précoordonné est la combinaison de plusieurs termes formant un descripteur à part entière.

Exemple : politique de l'éducation résulte de la combinaison des termes " politique " et " éducation ".

Il faut toujours utiliser le descripteur précoordonné quand il existe et non pas le remplacer par deux descripteurs distincts : c'est ce qu'on appelle la spécificité horizontale.

Exemple provenant de la base documentaire Callimaque revues:

L'Éducation doit-elle rester nationale ? / Claude Lelièvre. - Administration et éducation, n° 85, 1^er trimestre 2000 ; p. 7-14.
Résumé : L'Éducation nationale est l'héritière directe de l'école républicaine française, qui a été bâtie par Napoléon, Guizot et Jules Ferry autour d'un principe fondateur : fondre les Français dans une seule nation, dans une unité nationale, au moyen d'une culture commune. Cet objectif a été repris aussi bien par le général de Gaulle que par Valéry Giscard d'Estaing, qui souhaitait en établissant le collège unique instaurer pour tous les Français une culture commune minimum et obligatoire.

Indexation : il ne faudra pas indexer cet article avec les unitermes : politique, éducation, droit, bien qu'ils existent dans MOTBIS, mais avec, entre autres, les descripteurs précoordonnés : politique de l'éducation, droit à l'éducation.

 

L'utilisation de la liste des résultats de recherche permet de repérer assez facilement les descripteurs précoordonnés.

Par ailleurs, s'il faut veiller à utiliser des descripteurs précoordonnés quand ils existent, il est impossible de créer soi-même des précoordinations en combinant entre eux des descripteurs ou des mots-outils existant dans MOTBIS et THESAGRI, comme le permettent les langages précoordonnés (par exemple, le langage Rameau).

Il est important de bien distinguer les descripteurs de type science géographique (1010), enseignement de l'histoire géographie (2105) et étude géographique (1110).

Un document sur " la géographie aux États-Unis " (sous entendu l'état, l'évolution de la géographie en tant que science dans un pays donné) sera indexé avec les descripteurs : science géographique, États-Unis.

Un document sur " la géographie des Etats-Unis " (sous-entendu les Etats-Unis présentés sous leur aspect géographique) sera indexé avec les descripteurs étude géographique, Etats-Unis.

Un autre document, sur " l'enseignement de la géographie ", sera indexé avec le descripteur enseignement de l'histoire géographie.

Le descripteur " thème artistique " et ses spécifiques seront utilisés pour indexer des documentaires consacrés à cette notion.

Exemple :
"La femme dans la littérature du XVIIIe siècle "

Indexation : thème littéraire, femme, époque moderne (16e-18e siècle).

Chaque fois que l'on aura jugé utile de répondre aux questions " où ? "et " quand ? " lors de l'analyse d'un document, il sera nécessaire de traduire les concepts retenus à l'aide de descripteurs de MOTBIS ou THESAGRI. En effet, ne pas prendre en compte ces concepts lors de l'indexation interdirait de les utiliser avec profit lors de la recherche documentaire.

Un document sur " la fiscalité en France depuis la seconde guerre mondiale " qui serait indexé uniquement avec le descripteur système fiscal ne pourrait être différencié, lors de la recherche, avec des études portant sur " système fiscal en France au XVIIIe siècle " ou " système fiscal aux États-Unis depuis 1980 ".

• Représentation des concepts chronologiques
  Les études générales sur une question seront indexées par le descripteur " étude historique ".
  Pour les études portant sur la période actuelle (depuis la deuxième guerre mondiale), on utilisera, selon le cas, les descripteurs : 1945-2000, 1970-1979, 1990-1999...
  Les documents traitant d'un événement précis seront indexés avec le descripteur correspondant à cet événement.

  Exemple provenant de la base documentaire Callimaque revues :
  Les Camps français d'internement de la zone Sud : journée du cercle d'étude de la Déportation et de la Shoah / Marie-Paule Hervieu. - Historiens et géographes, n°370, mai-juin 2000 ; p. 49-52.
  Résumé : La journée d'étude de la Déportation et de la Shoah, organisée en 1999, a permis de mettre en relief quatre moments dans l'existence des camps d'internement : une logique d'exception en 1939-1940 (contre les éléments jugés dangereux ou les étrangers), une logique d'exclusion en 1940-1942 (contre les éléments impurs responsables de la défaite), une logique d'extermination en 1942-1944, puis de nouveau une logique d'exception en 1944-1946 (contre les collaborateurs présumés).
  
  Indexation : déportation, gouvernement de Vichy (1940-1944), guerre mondiale (1939-1945).

  Les événements étant en termes spécifiques de la période correspondante, il est inutile d'indexer également à la période. Par contre, il peut être utile d'utiliser un descripteur concernant le lieu.

  Par exemple, pour un document sur " la guerre de Sécession ", on restituera les descripteurs : guerre de Sécession (1861-1865) et États- Unis.

• Représentation des concepts géographiques
  Les études générales concernant le monde seront indexées avec le descripteur " monde ".
  Toutefois, on utilisera de préférence, quand ils existent, des descripteurs comportant le terme " international ".

  Une étude sur " le commerce international des céréales depuis la seconde guerre mondiale " sera indexée avec les descripteurs : céréale, commerce international, 1945-2000, 21e siècle.

  Les études générales concernant la France seront indexées avec le descripteur France

  Une étude sur " l'impôt sur le revenu en France en 1988 " sera indexée avec les descripteurs : impôt sur le revenu, France, 1980-1989.

  Les études concernant la France dans l'Europe seront indexées avec les descripteurs France et Europe.

Un thème peut être abordé sous différents points de vue : par exemple, du point de vue d'un être humain, du point de vue d'une organisation, d'un processus, d'un phénomène, d'une discipline, etc. Lors de la conception du thésaurus, l'analyse par facettes d'un domaine permet de déterminer ses catégories, les concepts qui s' y rattachent et les relations qu'ils entretiennent entre eux.

Les descripteurs sont ainsi regroupés sur la base de facettes appropriées au domaine couvert afin de faciliter la manipulation d'un concept. Cette mise en valeur des facettes du concept représenté et sollicité par la nature même de concept a été respectée dans la plupart des champs sémantiques.

Parmi les facettes du microthésaurus 2345 (langage), on trouve : l'être humain (lecteur), le processus (lecture), la discipline (étude linguistique, sémiologie).

L'indexation doit se situer au même niveau de spécificité que celui des concepts significatifs présents dans le document analysé ou, à défaut, au niveau immédiatement supérieur.

Un document sur " l'aigle en France " sera indexé avec les descripteurs aigle (oiseau) et France et non avec les descripteurs rapace (oiseau) et Europe.
En revanche, un document sur « les busards en France » sera indexé avec les descripteurs rapace (oiseau) et France dans la mesure où le concept busard n’existe pas dans le thésaurus. Un document sur « les roches magmatiques » sera indexé avec le descripteur roche magmatique et non avec les descripteurs roche magmatique et étude géologique.

On n'utilisera pas, sauf exception, un ou plusieurs descripteurs d'une même chaîne hiérarchique et leur terme générique. On pourra utiliser plusieurs descripteurs ayant un générique commun.

Une étude sur " l'homme de Neandertal et l'homme de Cro-Magnon " sera indexée avec les descripteurs homme de Neandertal et homme de Cro-Magnon et non avec le générique Homo sapiens.

Toutefois, pour respecter le niveau de spécificité du document, on pourra être amené à indexer au terme générique immédiatement supérieur plutôt qu'à chacun des termes spécifiques.

Une étude sur " l'évolution de l'homme préhistorique des australopithèques à l'homme de Neandertal " sera indexée avec le descripteur homme préhistorique et non avec les descripteurs Australopithèque, Homo erectus et Homo sapiens.

Les descripteurs présents dans les listes annexes, ( 9910, 9920, 9925, 9930, 9935, 9950, 9960, 9980, 9985) répondent aux questions " qui ? " " où ? " et " quand ? ".

A ce titre ils seront le plus souvent utilisés avec un ou plusieurs autres descripteurs représentant d'autres aspects du sujet traité dans une unité documentaire particulière.

Exemples d’utilisation des listes annexes :

1. Exemple provenant de la base documentaire Callimaque revues.

   L'année Hugo dans l'édition jeunesse / Poulou Bernadette. – Nous voulons lire, n°146, septembre 2002 ; p. 6-8.
   Résumé : Durant l'année Hugo, l'édition jeunesse a offert des ouvrages consensuels de "grand poète". Pourtant la popularité d'Hugo repose sur son engagement et sur sa représentation de l'école.

   Indexation : littérature jeunesse , Hugo, Victor : 1802-1885.



2. Exemple provenant de la base documentaire Callimaque revues.

   Perceval, chevalier de la Table ronde ou conte du Graal ? / Barjolle Mathilde , Barjolle Eric. – Le Français aujourd'hui, n°132, janvier 2001, p.104-111.
   Résumé : Etude et comparaison de trois adaptations du roman de chevalerie de Chrétien de Troyes, "Perceval", destiné à des enfants du cycle central du collège : "Perceval le Gallois" de François Johan (Casterman), "Contes et légendes des Chevaliers de la Table Ronde" (Nathan) et "Perceval ou le conte du Graal" de Camille Sander ( Flammarion, collection Castor Poche). Point de vue sur les insuffisances de ces adaptations négligeant souvent l’œuvre originale. Exemples. Comparaison des différentes interprétations. Citations du texte de Chrétien de Troyes : commentaire de la manière dont elles sont traduites.

   Indexation : chevalier de la Table ronde, littérature jeunesse, oeuvre littéraire, adaptation d’œuvre artistique, 2001-2009 , Chrétien de Troyes : 1135-1183.