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L'expérimentation d'un nouveau logiciel documentaire dans l'enseignement catholique de Bretagne

Par Marie Hélène Pillon pour Savoirs CDI,
[octobre 2005]

Mots clés : logiciel libre

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Annie Jézéquel
Annie Jézéquel

Entretien avec Annie Jézéquel, documentaliste.

Pouvez-vous rapidement nous présenter votre parcours professionnel et préciser vos responsabilités actuelles ?

Annie Jézéquel : Dans une autre vie professionnelle j'étais professeur de SVT et de musique. Après 20 ans d'exploration de ces domaines, j'ai souhaité aborder l'enseignement d'une autre manière. Après avoir passé le CAER de documentation j'ai très vite été sollicitée pour prendre en charge la coordination régionale des documentalistes de l'enseignement catholique de Bretagne. Je suis actuellement documentaliste pour ¼ temps au collège de Plougastel Daoulas ; et pour ¾ temps, en lien avec les instances de l'enseignement catholique, le rectorat de Rennes et le CRDP de Bretagne, je travaille pour la formation continue des documentalistes. Avec mon collègue Michel Geffroy, documentaliste au collège de Plouescat qui a lui aussi un ¾ temps pour la coordination, nous animons le site Citédoc, nous répondons aux demandes individuelles d'aide professionnelle, nous faisons de la veille documentaire et nous animons des rencontres sur des thèmes allant de la pédagogie à la lecture,à la mutualisation, à l'évolution du métier... et des logiciels documentaires.

Les établissements de l’enseignement catholique breton fonctionnent pour la plupart depuis 1990 avec le logiciel Superdoc, choix fait par l’Académie de Rennes en 1989 pour tous les cdi des collèges et des lycées publics. Aujourd’hui Superdoc 2000 n’est plus maintenu, il vous faut donc choisir une autre solution logicielle ? La question est aussi à l’étude dans les établissements publics de l’académie. Votre choix pourrait-il être différent de celui fait pour les cdi du public ?

Annie Jézéquel : Dans notre réseau régional il y a pour l'instant, pour des raisons historiques, 153 CDI avec SuperDoc et 47 avec BCDI. Nous travaillons donc déjà au niveau de la coordination avec deux logiciels différents. Le choix à venir sera fait par les établissements. Mais il est évident que nous ne souhaitons pas nous isoler. Nous aimerions garder notre partenariat avec le rectorat de Rennes.

Pouvez-vous nous exposer la démarche que vous avez adoptée depuis l'annonce faite par la société Aidel de ne plus maintenir superdoc 2000 ? 

Annie Jézéquel : Dès cette annonce, nous avons envisagé les différentes solutions possibles en établissant un cahier des charges pour le futur logiciel et en étudiant la place des bases de données dans les CDI. Une partie de ce travail s'est faite en collaboration avec l'atelier CDI du rectorat de Rennes. Nous avons cherché des établissements partenaires pour réfléchir et pour tester et nous avons proposé des temps d'information aux différents partenaires concernés.

Quels logiciels avez-vous expérimentés et avec combien d'établissements ?

Annie Jézéquel : Nous avons tout d'abord testé SuperDoc premium en expérimental et en réel dans un établissement. Il s'est avéré très vite qu'il ne répondait pas à nos attentes. Nous connaissions très bien le logiciel BCDI puisque nous proposions des formations à ce logiciel et qu'il est présent dans notre réseau.

Devant la nécessité d'évoluer rapidement Michel Geffroy a prospecté les logiciels libres et retenu PMB. Nous l'avons testé dans 22 établissements avec les documentalistes volontaires.

Quels sont vos critères de sélection ? 

Annie Jézéquel : Les premiers critères sont d'ordre pédagogique pour les élèves et pour les enseignants. Nous voulons une base de données très facile d'accès pour l'usager, consultable de partout dans l'établissement et aussi de chez soi, surtout pour les enseignants. Elle doit donc être intégrée dans les extranets et à terme dans les ENT.

Un nouveau module de PMB nous semble aussi tout à fait intéressant pour rendre plus accessible les données du CDI C'est la Diffusion Sélective de l'Information. Vous posez une requête dans le logiciel en indiquant votre adresse électronique. Quand un document répondant à cette demande est entré dans la base de données, vous recevez la notice par courriel.

Et puis il y a des critères de gestion, des critères techniques, des critères sur l'assistance, la maintenance et les prestations, et aussi des critères concernant la formation des documentalistes au logiciel et enfin des critères économiques.

Nous avons ainsi établi un tableau avec 26 critères de sélection que nous avons soumis aux documentalistes et aux chefs d'établissement lors d'une rencontre en juin dernier.

Quel thésaurus allez-vous adopter ?

Annie Jézéquel : Nous souhaitons garder le thésaurus Motbis en espérant que dans l'avenir il intègre plus de termes nécessaires aux domaines techniques et professionnels. Nous attendons des réponses du CNDP quant à son intégration dans PMB.

Qui a ? aura ? la responsabilité finale du choix ? Est-ce (ou sera-ce) un choix imposé à tous les cdi ou les établissements scolaires peuvent-ils ou pourront –ils faire un autre choix ?

Annie Jézéquel : Les documentalistes sont des professionnels qui doivent réfléchir sur les besoins spécifiques de leur établissement et en référer à leur directeur. Cela participe de leur mission de conseil et d'expertise. Nous avons donc choisi de proposer à tous ceux qui le souhaitent de travailler une demi journée sur le logiciel BCDI et une demi journée sur le logiciel PMB pour qu'ils puissent se faire une opinion. Il est vrai que certains documentalistes soulignent, lors de ces rencontres, qu'il serait difficile pour eux de se couper d'un réseau. Suite à cette évaluation, l’Enseignement Catholique de Bretagne préconisera l’utilisation du logiciel répondant aux attentes du plus grand nombre.

Il faut noter, pour dédramatiser un peu cette question de choix, que ces logiciels permettent tous les deux les opérations les plus pratiquées dans les CDI : recherche de données, catalogage, bulletinage, prêt, statistiques et importation de notices. La compatibilité des données entre BCDI et PMB est pratiquement établie. Après cela, le choix du logiciel repose sur des questions d'ergonomie, sur la connaissance que l'on peut avoir de l'évolution possible de ces logiciels, sur la position adoptée vis à vis du libre, sur l'aspect économique et sur les différents services proposés.

Quels sont, de votre point de vue, les avantages et les inconvénients d'un logiciel libre par rapport à un logiciel propriétaire ?

Annie Jézéquel : J'ai travaillé pendant quelques années avec SuperDoc de la société Aidel et j'ai suivi de près les listes de diffusion sur le logiciel BCDI. J'ai constaté que les demandes de modifications dans les programmes de ces logiciels propriétaires sont très longues voire impossibles à obtenir quand bien même elles sont demandées par de nombreux utilisateurs.

Dans le cadre de notre expérimentation sur PMB il y a eu une très grande réactivité des développeurs quant aux remarques que nous pouvions faire sur le logiciel. Nous avons aussi constaté que des étudiants en informatique qui ont travaillé pour notre réseau ont pris en charge certains aspects de nos besoins comme l'importation des lecteurs depuis les fichiers du secrétariat et ont très rapidement trouvé des solutions aux questions posées. Ces solutions ont été immédiatement ajoutées au programme du logiciel.

Ceci étant il reste que l'adoption d'un logiciel libre suppose la présence d'un réseau d'établissements solide pour résoudre les questions d'installation, d'amélioration et de maintenance du logiciel. Nous en sommes bien conscients.

Comment avez-vous envisagé le déploiement de ce lourd «chantier» ? Quel échéancier vous êtes-vous fixé ? Quel accompagnement ? Quelle formation allez-vous mettre en place pour les documentalistes ?

Annie Jézéquel : Pour l'instant après six mois de découverte du logiciel PMB, nous sommes encore en expérimentation et nous continuons à comparer les logiciels PMB et BCDI.

Concernant PMB, 26 documentalistes de 26 établissements se sont portés volontaires pour adopter ce logiciel dans leur CDI Nous aurons ainsi plus de recul sur son utilisation par les élèves et les enseignants. Une première condition que nous avions posée pour l'adoption de ce logiciel était la récupération totale des données des bases SuperDoc. Ceci est acquis et ce sont les documentalistes qui convertissent leur base.

Ces volontaires suivent cette année une formation de 6 jours et, à l'issue de ce stage, ils formeront chacun en fin d'année, pendant trois jours, une dizaine de documentalistes de leur bassin qui choisiront ce logiciel. Nous pensons qu'il se créera ainsi une dynamique qui favorisera le passage à un nouveau logiciel.

Nous avons aussi des documentalistes compétents sur le logiciel BCDI qui seraient susceptibles d'accompagner ceux qui feront ce choix.

Pendant cette expérimentation l'ensemble des documentalistes de Bretagne travaille sur la préparation de leur base SuperDoc au changement de logiciel.

 Je pense pour ma part que le changement de logiciel représente surtout une opportunité à réfléchir sur la place du papier dans nos CDI Je pense que l'avenir de nos bases de données face à la concurrence d'Internet passe par une sélection drastique des documents que l'on y trouve. L'objectif pour moi est de garder dans nos bases uniquement des informations riches, fiables, récentes et adaptées au niveau de nos élèves. Certaines revues ne relevant que du «loisir», même si elles sont importantes  pour les élèves et peuvent trouver leur place au CDI, ne devraient plus figurer dans les bases car elles ne servent en rien à la recherche documentaire.

Comment envisagez-vous le problème des données ?

Annie Jézéquel : Je suppose que vous m’interrogerez sur la question de l'intégration des mémofiches ou des MAJ.

La deuxième condition que nous avions posée pour l'adoption du logiciel PMB était la possibilité d'intégrer les mémofiches de Poitiers : ceci est aussi acquis.

Mais nous réfléchissons aussi à un autre système de mutualisation. Actuellement les mémofiches de Poitiers proposent très peu de dépouillement de revues techniques et professionnelles. Depuis 1999 nous avons mis en place en Bretagne une mutualisation pour ces revues avec le réseau Doctec. Nous avons fait venir il y a deux ans Marie Edith Vignon, chargée de projet à la Banque de Données de la Santé Publique, pour réfléchir à une amélioration de ce travail. Nous n'avions pas alors les moyens de cette amélioration.

Avec PMB et sa possibilité d'étendre simplement une recherche à d'autres bases de données, notamment aux bases de données publiques (BNF par exemple) en utilisant la norme Z3950 nous pourrons peut-être envisager une mutualisation plus efficace avec une base de saisie en ligne commune à tous les  utilisateurs dans laquelle chacun dépose et prend des notices.

Pouvez-vous pour terminer nous faire part des plus gros écueils à éviter quand on se lance dans un tel projet ?

Annie Jézéquel : Plutôt que les écueils je voudrais évoquer les conditions qui ont favorisé ce travail :

La création d'un groupe qui se sent pionnier. Tous les membres n'ont pas le même rythme mais chacun est entraîné par l'ensemble. Il y a pour tous, je pense, le plaisir de la découverte, de la recherche pédagogique et technique, d'une créativité professionnelle.

L'importance d'une animation, de rencontres réelles entre développeurs et testeurs, pas seulement par courriel.

La disponibilité des développeurs qui montrent une grande attention aux besoins réels des utilisateurs et une très grande réactivité.

Le «troc». Nous ne faisons pas que recevoir, nous donnons aussi pour ce logiciel en évolution en faisant partie de la communauté qui l'entoure.

Le partenariat avec le rectorat.

Une bonne organisation pour tenir un cap avec des échéances posées et des temps d'évaluation.

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