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La déclaration CNIL pour les ressources intégrées dans les espaces numériques de travail

par Julie Garçon (CNDP - DAJ),
[mars 2014]

Mots clés : question juridique

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Une question : Est-il nécessaire de faire une demande d'avis auprès de la CNIL pour permettre aux élèves d'un établissement d'accéder, via un ENT, à des ressources obtenues par abonnement auprès d'un site internet de soutien scolaire ?

Une réponse : Un ENT, ou espace numérique de travail, est un site extranet mis en œuvre par un établissement et permettant aux élèves et à leurs familles d'accéder, grâce à un identifiant et un mot de passe, à des services et des renseignements relatifs à la vie scolaire (notes, informations administratives, ressources numériques…). Chaque titulaire d'un compte ne peut avoir accès qu'aux informations le concernant. Cet espace nécessite donc la création d'une base d'utilisateurs contenant des données à caractère personnel et doit à ce titre faire l'objet d'une déclaration auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Les ENT sont considérés comme des téléservices de l'administration électronique. L'arrêté du 30 novembre 2006, faisant suite à la délibération n°2006-104 adoptée par la CNIL le 27 avril 2006 portant avis sur la mise en place des ENT au sein des établissements scolaires et universitaires, prévoit la possibilité d'une déclaration simplifiée de l'établissement consistant en l'engagement de conformité à l'autorisation unique prévue par l'arrêté ministériel. L'ENT doit respecter le cadre déterminé par cette autorisation quant aux finalités, aux droits des personnes et aux mesures de sécurité nécessaires à la protection des données à caractère personnel.

L'article 5 de l'arrêté du 30 novembre 2006 dispose que, « préalablement à la mise en œuvre du traitement( …), le responsable de l'ENT informera (…) les responsables légaux des élèves mineurs, les élèves majeurs et les étudiants, ainsi que tous les autres utilisateurs, de la collecte et de la destination des données à caractère personnel les concernant ». Par ailleurs, en application de l'article 7, un établissement souhaitant mettre en place un ENT doit préalablement envoyer à la CNIL un engagement de conformité à cet arrêté (RU 003). Par cette déclaration, le chef d'établissement s'engage à respecter les dispositions prévues par l'arrêté, notamment le schéma directeur des espaces numériques de travail et ses annexes (SDET) établi par le ministère de l'éducation nationale.

Le SDET prévoit quant à lui dans son article 8.3.1.6 la possibilité pour l'établissement d'alimenter l'ENT grâce à la souscription d'un abonnement à un service de ressources documentaires, qui peuvent être dans une acception large un site internet de soutien scolaire. Cela reste subordonné à l'acceptation par l'utilisateur des conditions générales de ce service (rémunération, respect des règles d'accès ou d'utilisation).

 

En conclusion : La mise en œuvre d'un ENT doit faire l'objet, de la part de l'établissement scolaire, d'une déclaration simplifiée auprès de la CNIL consistant en l'engagement de conformité à l'arrêté du 30 novembre 2006. L'établissement devra donc préalablement informer tous les utilisateurs de l'ENT de la collecte des données et des finalités de cette collecte, comme notamment permettre l'accès à des ressources documentaires obtenues par la souscription d'un abonnement auprès d'un site internet de soutien scolaire, et leur rappeler leurs droits d'opposition et de rectification à l'égard de ce traitement de données. L'abonnement pourra ensuite être souscrit par l'établissement.

La demande d'avis auprès de la CNIL n'est donc pas nécessaire pour permettre aux élèves d'accéder à ces ressources via l'ENT.

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