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Quels sont les stratégies et les outils utilisés pour diffuser une information vers les élèves, les enseignants et autres avec PMB et les outils de l'ENT ?

par Edith Boulo, professeur-documentaliste, lycée de Kerichen (29),
[juillet 2011]

Mots clés : logiciel documentaire , communication

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Lycée de Kérichen
Lycée de Kérichen

Grâce à l'ENT mis en place dans l'Académie de Rennes, les documentalistes disposent d'un certain nombre d'outils de diffusion de l'information. Dans PMB, la personnalisation de l'interface de recherche, l'opac (online public access catalog), via en particulier des « étagères virtuelles » et les « infopages », est un moyen d'afficher de l'information. Les fonctions de mailing et de DSI (diffusion sélective de l'information) permettent de toucher plus directement les collègues.

1. Le contexte

1.1 PMB et les autres outils de l'ENT dans l'académie de Rennes

Dans l'académie de Rennes, le logiciel PMB s'inscrit dans un projet original d'ENT académique. Cet ENT n'a pas été conçu comme un ensemble clé en main : il s'est agi de choisir un certain nombre d'outils répondant à des besoins, et de les rendre disponibles au travers d'un portail unique.

Il est donc modulable, composé d'un certain nombre de « briques », si possible open source ; certaines concernent tous les établissements ou tous les collègues, d'autres sont disponibles à la demande des établissements.

PMB a été le premier élément de cet ENT à être systématiquement implanté pour tous les établissements. D'autres ont suivi :

  • Moodle : plate-forme d'enseignement à distance, qui permet à un professeur de mettre des documents à disposition des élèves de sa classe ; il est en voie de généralisation dans les établissements. Les plate-formes Moodle sont internes à chaque établissement, et leur contenu n'est accessible qu'après connexion.
  • Nuxeo : logiciel de GED (Gestion électronique de documents). Il est destiné à mutualiser des documents à l'intérieur de chaque discipline ; pour les documents qui sont susceptibles de concerner un public plus large que les professeurs d'une même discipline de l'académie, il existe une fonction de publication, qui permettra de verser les documents en question dans les bases Educasources. Un portail permet de rechercher les documents publiés.
  • Educhorus : logiciel de vie scolaire et cahier de texte en ligne ; la fonction « cahier de texte en ligne » est amenée à se généraliser à l'ensemble des établissements, les autres fonctions peuvent être prises en charge par d'autres logiciels.
  • SPIP : depuis peu, l'académie propose cette solution pour héberger les sites d'établissement.

Lorsqu'un professeur ou un élève se connecte à l'ENT, il a donc accès à un nombre variable de services, en fonction des choix faits dans son établissement, avec des droits d'accès variables en fonction de son statut et de son rôle. Seul l'opac de PMB est disponible hors connexion.

1.2 Les outils de l'ENT pour le documentaliste

Pour le documentaliste, cela constitue un ensemble de moyens de communication intéressant en direction des professeurs et des élèves ; Moodle concernera davantage la pédagogie de l'information et de la documentation, ou des projets concernant une classe en particulier ; PMB permettra la communication pour ce qui touche plus précisément aux ressources documentaires.

Le lycée de Kerichen compte 1300 élèves, dont la moitié en CPGE (classes préparatoires aux grandes écoles), et un peu plus de 100 professeurs. Un internat accueille environ 250 lycéens et étudiants de CPGE. Une des difficultés récurrentes, pour nous, est de communiquer avec les professeurs et de diffuser efficacement l'information. L'établissement est éclaté géographiquement, et le CDI, excentré, est très éloigné de la salle des professeurs – que certains collègues fréquentent peu.

L'établissement utilise Moodle. Les documentalistes y ont créé des pages concernant l'usage de l'informatique au lycée et la sécurité des systèmes d'information ; l'année dernière, une page y était consacrée au Goncourt des lycéens, auquel participait une classe. D'autres pages sont en projet. L'utilisation du portail de l'ENT, pour accéder à Moodle, par un nombre croissant de collègues et d'élèves les amène également à accéder plus fréquemment à l'opac hors du CDI, et l'information diffusée par ce biais est de ce fait plus efficace.

Rien n'empêche par ailleurs d'utiliser d'autres outils : comme de nombreux collègues, nous avons constitué un portail Netvibes – outil qui ne dispose pas d'équivalent dans l'ENT. Des liens sont systématiquement faits entre opac, portail Netvibes, site du lycée et pages sur Moodle.

2. Informer via l'opac de PMB

2.1 Quelques éléments d'information basiques

Typiquement, l'Opac de PMB comporte un certain nombre d'éléments, qui le différencient déjà d'une simple interface d'interrogation telle que nous en connaissions avec les précédentes générations de logiciels documentaires.

  • dans le cadre de gauche, des éléments de présentation du CDI, de l'établissement (nom, adresse) ; une phrase d'introduction ; un logo ou une photographie ;
  • en bas de page, des liens, permettant de renvoyer à d'autres outils de recherches, voire d'autres catalogues ; vers le site de l'établissement, le portail Netvibes, ou le blog, ou le site du CDI ;
  • une interface « compte lecteur » : le lecteur connecté peut afficher ses prêts et retards en cours, mais aussi soumettre un avis sur un ouvrage, réserver un document, faire des suggestions d'achat, s'abonner à des listes de nouveautés. Les documentalistes ont la possibilité d'activer ou de désactiver ces fonctionnalités ;
  • des étagères virtuelles.

Pour le paramétrage et la personnalisation de l'opac, cf. fiches techniques 6.1 et 6.1.1 ; pour l'ajout d'images, cf. fiche 6.7 ; pour la gestion des avis, cf. fiche 6.5

On peut avoir un aperçu de la diversité des paramétrages de l'opac en consultant quelques-uns des sites listés ici : http://www.sigb.net/wiki_new/wikka.php?wakka=SitesPMB

2.2 Les étagères virtuelles

Elles sont utilisées par de très nombreux collègues ; affichées en page d'accueil, sous l'écran de recherche, elles permettent de présenter les nouveautés, mais aussi de mettre en avant une sélection de notices en lien avec une actualité, avec un programme scolaire, ou avec une exposition ou une opération se déroulant dans l'établissement. (cf. fiche 6.2)

Via les étagères, on peut aussi présenter des flux rss ; ces flux ne se présentent pas, comme dans Netvibes, sous forme d'une liste de titres, mais affichent en outre le début de l'article et des illustrations éventuelles ; cette option peut donc être intéressante pour quelques sites ciblés, même lorsque le CDI dispose par ailleurs d'un portail Netvibes. (cf. fiche 6.3)

Pour voir un exemple d'affichage de flux rss dans PMB, voir ici : cliquer dans le cadre de gauche sur « la bande dessinée » puis sur « l'actualité de la BD »

2.3 Les infopages

Ce sont des pages html, construites par le documentaliste via l'interface d'administration de la base, à l'aide d'un éditeur html. Ces pages peuvent ainsi s'ajouter à l'opac via des liens situés à divers emplacements, variables en fonction du style de l'opac et de la destination de l'infopage. Dans certains cas, le contenu peut en être affiché directement sur la page d'accueil. (cf. fiche 6.8)

Quelques exemples d'utilisation :

  • Pages d'aide adaptées au public et au paramétrage de la base ; ces pages seront accessibles via un nouvel onglet « aide », situé à côté des onglets de recherche.
  • Liste d'étagères virtuelles qu'on n'aura pas affichées en page d'accueil : ce sera intéressant lorsque ces étagères sont liées à un programme annuel, par exemple, ou quand il s'agira de mettre en valeur un support particulier (présenter la dévédéthèque du CDI) ; c'est presque indispensable si l'on veut afficher des flux rss dans l'opac
  • Page de présentation générale du CDI
  • Sélection de liens concernant la vie culturelle locale...

On peut imaginer bien sûr d'autres utilisations – avec les limites que comportent des pages web statiques. L'utilisation des infopages pour afficher des étagères virtuelles est particulièrement intéressante, puisqu'elle permet à la fois de constituer des sélections de notices intéressantes tout en évitant d'encombrer la page d'accueil, qui devient peu lisible si on les multiplie. Dans ce cas, les étagères peuvent être enrichies facilement au fur et à mesure des acquisitions, sans que l'on soit obligé de modifier l'infopage.

Pour le moment, la possibilité d'intégrer PMB à un portail Spip n'existe pas dans l'académie ; pour les établissements – encore peu nombreux – qui utilisent Spip pour leur site, il n'est peut-être pas exclu qu'à terme on puisse utiliser cette interface entre les deux outils – mais cette option n'a pas encore été étudiée.

On peut en voir un portail de démonstration en ligne : http://portailweb.sigb.net/

3. Mailing et diffusion sélective de l'information (DSI)

3.1 Mailing

Pour le moment, les adresses électroniques des élèves ne sont pas systématiquement renseignées dans nos bases ; elles ne le sont que lorsque les élèves utilisent Moodle, qui nécessite que l'élève enregistre pour son compte une adresse valide. Mais, comme dans tous les autres outils de ENT, l'adresse électronique des personnels est automatiquement renseignée dans PMB via l'annuaire académique. Cela permet de disposer automatiquement des adresses de tous les collègues.

Dans les débuts, la communication n'en était pas vraiment facilitée, puisque certains collègues omettaient de consulter leur adresse académique ; mais dans la mesure où un nombre croissant d'informations transitent maintenant par cette adresse, la plupart d'entre eux l'utilisent désormais. Le courriel peut ainsi être utilisé pour les rappels, mais aussi pour diffuser un certain nombre d'informations concernant le CDI.

Cette fonction de « mailing » utilise les « paniers » de lecteurs, qui tiennent lieu d'une liste de destinataires dans un logiciel de courrier électronique. Tous les autres outils de l'ENT disposent de fonctions de courriel, qui permettent de toucher un public ciblé sans avoir à effectuer de fastidieuses collectes d'adresses ni à constituer des listes de diffusion.

3.2 La diffusion sélective de l'information

Il s'agit, en pratique, de diffuser par courriel à des abonnés des listes de nouveautés. En fonction de la taille de l'établissement, on pourra procéder de manière différente, à la fois pour la constitution des bannettes de nouveautés et les listes d'abonnés.

Nous proposons chaque année aux professeurs de leur envoyer régulièrement la liste des nouvelles acquisitions, dans différents domaines – envoyer la liste de toutes les nouveautés à tous les collègues serait contre-productif, mais n'envoyer que la liste des ouvrages d'histoire-géographie aux professeurs d'histoire-géographie serait réducteur ; de fait, certains sont intéressés par les bandes dessinées, les romans, les DVD...

Pour utiliser cette fonction, on crée des « bannettes » : à chaque bannette est associée une équation de recherche (exemple : support = DVD) et un ensemble d'abonnés. Le fonctionnement est semi-automatique : c'est le documentaliste qui décide de la date de l'envoi de ces bannettes, dont le remplissage est automatique. Une fonction de visualisation (facultative) permet de contrôler le contenu de la bannette avant envoi, et éventuellement d'en supprimer certains éléments. La DSI peut également être utilisée pour remplir automatiquement des paniers de nouveautés, qui alimenteront les étagères.

La DSI peut être encore davantage personnalisée, puisque le lecteur peut, à partir de son compte, créer lui-même sa propre bannette, en fonction de ses propres critères ; ces bannettes sont envoyées en même temps que celles qui ont été constituées par le documentaliste. Cette solution, idéale en théorie, nécessite néanmoins à la fois une information détaillée et une évolution des pratiques.

Conclusion

Dans le contexte décrit ci-dessus, PMB peut être, pour le documentaliste, un élément de diffusion de l'information, en complémentarité avec les autres outils de l'ENT et d'autres outils – variables en fonction des établissements, des besoins, des connaissances des documentalistes, des modes également.

Sans espérer que ces outils résolvent d'un coup les difficultés de communication qu'il peut y avoir dans un établissement géographiquement dispersé, ils sont une aide précieuse à la diffusion d'information.

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