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Espaces numériques de travail

par Dominique Cavet,
Directeur adjoint des ressources et de l’ingénierie documentaires Centre national de documentation pédagogique [août 2003]

Mots clés : ENT

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Dominique Cavet [SavoirsCDI, 2003]
Dominique Cavet [SavoirsCDI, 2003]

La panoplie d’outils destinés à accompagner l’activité des enseignants et des élèves, en s’appuyant sur les technologies de l’information et de la communication, s’élargit et s’enrichit progressivement. Qu’il s’agisse de produits existants – intranets d’établissements, bureaux virtuels, cartables électroniques – ou de projets annoncés ou simplement imaginés dans des projections plus ou moins réalistes, ils ont suffisamment de points communs pour être regroupés sous une même étiquette.

Le terme d’Espace numérique de travail (ENT) permet de qualifier ce regroupement d’une manière assez explicite, d’autant plus qu’il a été « inventé » il y a quelques mois, à l’occasion de travaux de réflexion entrepris au sein du Ministère. Un Schéma directeur des espaces numériques de travail, issu de ces travaux, est en cours de publication ; il permet en particulier de bien cerner ce que représente le concept d’ENT.

Dans cet article, nous nous proposons donc d’une part d’apporter un rapide éclairage sur la nature des outils et des services qui vont se développer sous ce nom, d’autre part de donner une information précise sur ce schéma directeur et le dispositif mis en place par le Ministère et la Caisse des dépôts et consignations pour favoriser leur développement, et enfin de réfléchir aux incidences et aux enjeux concernant la documentation et la mise à disposition de ressources.

Les ENT : de quoi s’agit-il ?

Les micro-ordinateurs, bien que qualifiés dès leur origine d’ordinateurs personnels (Personal Computer), n’ont pris que progressivement la dimension d’outil de travail individualisé. C’est avec le développement de l’Internet qu’ils sont devenus de vrais instruments de communication personnelle. Dans le contexte des établissements scolaires, ils ont été plus qu’ailleurs partagés entre des utilisateurs multiples, rendant plus complexe l’individualisation des utilisations.

Aujourd’hui, de multiples services orientés vers l’information et la communication ont démultiplié l’usage des ordinateurs. Pour chaque personne qui s’en sert, l’ensemble de ces services constitue un environnement dans lequel il évolue, qu’on peut qualifier d’environnement de travail quand on y inclut les outils directement liés à son activité professionnelle ou scolaire. Tous ces services peuvent gagner à être regroupés, organisés et mis en cohérence. C’est précisément le rôle des ENT : reconstituer cet environnement de manière simple et efficace, en privilégiant le point de vue de l’utilisateur.

La définition retenue dans le Schéma directeur est la suivante :

Un espace numérique de travail désigne un dispositif global fournissant à un usager un point d’accès à travers les réseaux à l’ensemble des ressources et des services numériques en rapport avec son activité. Il est un point d’entrée pour accéder au système d’information de l’établissement.

[…]

L’espace numérique de travail n’offre en lui-même qu’un nombre restreint de services de base. Son rôle principal est d’intégrer les services et de les présenter aux utilisateurs de manière cohérente, unifiée, personnalisée et personnalisable.

Des outils aux finalités multiples

Dès aujourd’hui, quelques produits et services ont déjà cette ambition ; ils préfigurent ce que pourront devenir les ENT. En se limitant aux plus connus, on peut schématiquement distinguer trois grandes tendances concernant particulièrement le monde de l’éducation :

  • Des outils proposant aux enseignants ou aux élèves un « bureau » personnalisé et individualisé, accessible depuis les différents lieux où il travaille. Il s’agit par exemple du « Bureau virtuel » développé pour les enseignants ou de « Cartables électroniques [1] » conçus pour les élèves ou les étudiants. Chaque utilisateur dispose d’un espace virtuel, géré par un opérateur extérieur, dans lequel sont stockés les données et les documents qui lui sont propres (son environnement) ; il a ainsi la garantie de disposer de cet environnement quel que soit l’ordinateur qu’il utilise, aussi bien dans son établissement qu’à son domicile. Le service rendu est très appréciable, dans un contexte de « nomadisme » permanent caractéristique de la situation d’un élève ou d’un enseignant changeant de classe toutes les heures, ne pouvant disposer toujours de la même machine pour travailler et poursuivant son travail en dehors de l’établissement.
  • Des services orientés vers la vie scolaire et qui tentent de reproduire les cahiers de textes (de l’élève, de l’enseignant, de la classe…), le carnet de notes, le bulletin de correspondance avec les familles. Des services en ligne comme Scolastance permettent d’imaginer dès maintenant ce qui peut être fait pour améliorer l’information et toutes les formes de communication entre l’école et les familles, répondant ainsi à des besoins multiples. Il s’agit bien sûr de services individualisés et sécurisés, où chacun peut accéder aux informations personnelles qui le concernent.
  • Des outils plus intimement liés à l’activité pédagogique et au déroulement de la classe. Il s’agit par exemple de manuels électroniques adaptés aux possibilités offertes par l’Internet. Si on prend par exemple le i-manuel d’Editronics, il est proposé non seulement l’accès aux contenus d’un manuel scolaire, sous forme numérique, mais également des services complémentaires, permettant par exemple à l’enseignant de gérer les documents qu’il souhaite mettre à disposition de ses élèves ou les travaux que les élèves peuvent lui rendre sous forme numérique.

Ce qui différencie ces produits d’une application sur cédérom ou d’un simple service en ligne, c’est d’une part qu’ils s’adressent à une communauté bien établie (classe, école…) sur un temps long (année scolaire, voire scolarité entière d’un élève…), et d’autre part que le service est complètement individualisé et personnalisé. Enfin, idéalement, ces services sont appelés à un usage très fréquent et privilégié de la part de chacun des utilisateurs, puisqu’ils visent à les accompagner dans leur activité principale.

Les inconvénients actuels

Tous les exemples existants apparaissent malheureusement comme tout à fait incompatibles entre eux. De plus, même s’ils apportent des fonctions bien différenciées, ils ne peuvent pas être vus comme complémentaires, puisqu’ils sont largement autonomes et qu’ils ne prévoient pas la coexistence avec d’autres. C’est le principal obstacle qui apparaît dès maintenant ; il  n’est pas simple à contourner.

Un élève disposant d’un cartable électronique au sein de son collège ne peut pas se voir obligé de quitter cet outil à chaque fois qu’il utilise un manuel électronique, par exemple. Dans le pire des scénarios, il pourrait même avoir des manuels électroniques d’éditeurs différents, et faire face à autant d’outils qui lui demanderaient à chaque fois de s’identifier, et qui lui proposeraient des logiques et des modalités différentes pour ranger les travaux concernant les mathématiques et ceux qu’il effectue en histoire… On voit bien que ce n’est pas acceptable !

Les différentes fonctions utiles (vie scolaire, prise en compte du nomadisme, gestion des espaces personnels, travail en équipe…) ne peuvent pas se développer indépendamment les unes des autres. Beaucoup reposent sur le système d’information de l’établissement – listes des élèves et des classes – et sur les services de base du réseau local et de l’Internet – espaces de stockage, ressources partagées, messagerie… Les ENT doivent impérativement s’appuyer sur ces systèmes d’information et ces services de base, et ne surtout pas chercher à les reconstituer.

Dans la situation actuelle, les produits existants en font trop ou pas assez : trop puisque, conçus à leur origine pour une application précise, ils sont obligés de se développer en en intégrant d’autres, moins bien maîtrisées, à la demande des utilisateurs ; pas assez puisque la demande et les besoins sont nombreux et couvrent un domaine très large qu’aucun produit ne peut atteindre complètement. Mais il est difficile de reprocher aux concepteurs de ces produits de chercher à répondre aux besoins et de traiter seuls les contradictions qui apparaissent. Par exemple, des sites très riches comme [Louvre.edu] ou l’Histoire par l’image sont amenés, pour favoriser l’usage de leurs contenus, à proposer des espaces personnels aux enseignants et à leurs classes, et à reconstituer ainsi des petits environnements de travail, fort utiles mais isolés puisqu’ils sont dédiés à une site uniquement.

Comment éviter cela ?

Il n’y a pas de solution miracle. On voit bien dans ces exemples qu’on préférerait que les espaces de travail individuels ou partagés ne soient pas spécifiques à un site. Ils doivent répondre à la logique propre à l’organisation scolaire (groupes, classes, projets…), et pouvoir être mis en relation, à chaque fois que c’est nécessaire, avec les autres applications, par exemple les sites de contenu proposant des ressources utilisables en classe. En cherchant les moyens d’éviter cette situation, on est amené à mettre tout de suite la barre très haut, puisqu’il s’agit d’imposer la coopération entre différents outils, développés séparément. C’est la principale piste qui doit être suivie pour mettre en place des espaces de travail de manière durable : assurer l’interopérabilité entre les différents composants de ces espaces, et permettre une construction progressive s’appuyant sur des outils compatibles entre eux.

Il est donc indispensable de s’appuyer sur des systèmes ouverts et modulaires. Ils doivent prendre en compte l’existant, et en particulier tout ce qui est déjà mis en place dans les établissements en matière de réseau local, d’infrastructures de connexion aux réseaux de communication (intranets académiques, Internet…) et de systèmes d’information. Mais il convient également qu’ils permettent des évolutions et une intégration facile de nouvelles fonctionnalités, pour couvrir des besoins et prendre en compte des possibilités qui se dégageront progressivement, sans qu’on en ait forcément conscience aujourd’hui.

Actualité du plan de développement des ENT

C’est pour toutes ces raisons que le Ministère a pris différentes initiatives, depuis plusieurs années, pour favoriser le développement de ces outils et faire en sorte qu’ils répondent aux besoins du système éducatif, tout en s’inscrivant dans les évolutions technologiques actuelles.
Un schéma directeur pour orienter

Les chantiers conduits au sein de l’Education nationale dans le domaine des technologies de l’information et de la communication sont définis sur plusieurs années dans le Schéma stratégique des systèmes d’information et de télécommunication (S3IT). Des projets comme le Bureau virtuel et/ou les recommandations S2i2e (Serveurs Internet et intranet des établissements scolaires et des écoles) ont tout d’abord été conduits. Courant 2002, le Ministère a décidé de produire également un schéma directeur plus large, englobant tout ce qui concerne les environnements de travail, appelé SDET : Schéma Directeur des Espaces numériques de Travail.

Il ne s’agit pas de développer directement des projets d’ENT, mais plutôt de donner un cadre  au développement de tels projets en établissant des préconisations.

  • Le schéma directeur définit de manière assez précise les fonctionnalités que l’Education nationale attend de ces outils, en préservant l’ouverture nécessaire. Il ne fixe pas le cahier des charges de ces fonctionnalités. Il est plutôt conçu comme un outil permettant aux acteurs qui auront à mettre en œuvre des ENT de définir ces cahiers des charges.
  • Il précise les attentes de l’institution en prenant fortement en compte les différences qui peuvent exister entre l’enseignement primaire, l’enseignement secondaire et l’enseignement supérieur. Une partie du document est particulièrement consacrée aux impacts organisationnels pour les établissements scolaires.
  • Il donne des recommandations sur les technologies à mettre en œuvre, sur les besoins d’interopérabilité et sur le respect de normes et de standards : XML, Web services, mais également, dans la version qui va être actualisée, règles d’accessibilité visant en particulier les personnes handicapées…
  • Il s’inscrit en cohérence avec les autres chantiers du S3IT, et en particulier les schémas directeurs des systèmes d’information des EPLE ou des écoles, le schéma directeur des infrastructures, le schéma directeur de la sécurité…

Il ne s’agit pas d’un document définitif et figé. Bien au contraire, il est susceptible d’évoluer et d’être complété [2]. Il sera par ailleurs enrichi par d’autres documents traitant de questions plus précises ou relatives à d’autres schémas directeurs apparentés (par exemple, description des annuaires pour l’enseignement supérieur).

Un appel à projets pour le développement des ENT

Parallèlement à l’élaboration du schéma directeur, le Ministère et la Caisse des dépôts et consignation ont lancé, au printemps 2003, un dispositif d’appel à projets destiné à lancer tout de suite des actions significatives conformes aux besoins de l’éducation.

La lecture de l’appel à projets permet de mieux cadrer le dimensionnement et la configuration qui est souhaitée pour les ENT. Les projets doivent couvrir toute une ville, une communauté de communes, voire un département ou une région. Ils doivent être menés conjointement par les responsables en charge de l’éducation, au rectorat, et par des collectivités locales. Des financements sont prévus, aussi bien par le Ministère que par la Caisse des dépôts et consignation, pour encourager les projets.

L’appel à projets est prévu en deux temps :

  • Un premier volet a été effectué dès le mois de juillet 2003, pour sélectionner des projets susceptibles d’être mis en place durant l’année scolaire 2003-2004. Il concerne de fait des projets dont la réalisation était déjà en cours ou envisagée ; il doit permettre de les accélérer et de leur donner un cadre plus précis.
  • Le second volet est plus prospectif et concerne des études de faisabilité, qui devront se faire durant cette année scolaire. Les projets doivent être déposés courant septembre et on ne sait donc pas encore combien seront sélectionnés.

Huit projets ont déjà été retenus pour le premier volet, et sont appelés à se développer dès la fin 2003. Un document présent sur le site Educnet donne, en plus de la liste des projets retenus, un compte rendu tout à fait intéressant de l’appel à projets, faisant apparaître les difficultés rencontrées.

Quels enjeux pour les CDI et les documentalistes ?

La plupart des outils prévus ou imaginés dans les Espaces numériques de travail concernent, de près ou de loin, les enseignants documentalistes et les CDI. Certaines fonctionnalités portent sur les relations entre les enseignants et les élèves, et les échanges d’informations et de documents qui en résultent. D’autres sont orientées vers les relations des utilisateurs avec les documents qu’ils produisent, qu’ils communiquent, qu’ils élaborent en commun ou qu’ils mettent à disposition en les publiant.

Par ailleurs, les outils et les contenus des CDI font partie intégrante de l’environnement dans lequel les élèves et les enseignants évoluent au sein de l’établissement scolaire ; ils doivent donc trouver leur place dans les ENT et s’appuyer sur eux pour se renforcer. Mais, si on regarde plus en détail les produits existants et les grandes lignes du schéma directeur, on ne voit pas encore de manière précise le rôle que les CDI et les ressources documentaires peuvent avoir dans l’environnement de travail des élèves. Il importe donc de s’attarder sur ce point et de mener une réflexion approfondie.

Les outils pour le CDI

Les enseignants documentalistes et les usagers du CDI sont tout d’abord concernés par toutes les fonctions de base des ENT. Les activités pédagogiques au CDI peuvent donner lieu à des travaux personnels, à du travail en groupe, à des actions éducatives de plus grande ampleur étalées dans le temps… On doit attendre des ENT qu’ils soient au service de ces activités, qu’ils en facilitent le déroulement et même qu’ils apportent de nouvelles possibilités pour les développer. Les outils concernés – messagerie, espaces de travail partagés, outils de travail en commun, outils de production et de publication – sont génériques et concernent, au delà du CDI, tout l’établissement scolaire.

En revanche, le CDI possède des ressources et des outils documentaires qui doivent naturellement trouver leur place au sein des ENT. Ceux-ci offrent une occasion très favorable pour ouvrir le CDI sur l’extérieur, le rendre accessible sous d’autres formes, et faire en sorte qu’il fasse plus fortement partie de l’environnement dan lesquel les élèves travaillent. Certains CDI ont déjà fait en sorte que soit disponible sur l’intranet de leur établissement l’information sur leur fonds de documents et sur l’activité du CDI, voire le catalogue informatisé du centre. Des outils comme BCDI permettent également de déporter au delà des murs du CDI les possibilités de rechercher des documents et d’informer sur leur disponibilité ou sur les prêts en cours.

L’apport des ENT devrait se faire principalement dans deux directions :

  • pour étendre la portée du CDI et des services qu’il apporte, non seulement dans tout l’établissement scolaire mais également en dehors de celui-ci : au domicile des élèves et des enseignants, au sein d’autres établissements proches ou éloignés… La mise en place des infrastructures communes indispensables aux ENT rendra plus simple cette extension et permettra qu’elle se fasse de manière standardisée et qu’elle ne soit plus réservée à quelques établissements.
  • pour développer les services rendus par les outils documentaires, en s’appuyant sur cette ouverture. On peut imaginer toutes les possibilités de gestion de fonds partagés entre plusieurs CDI, de réservation à distance, de diffusion d’information ou de documents numérisés…

Ces évolutions reposent sur des transformations des logiciels documentaires en place dans les CDI. Les exemples actuels d’espaces de travail n’ont pas encore intégré ces fonctions documentaires dans leur palette de services. On voit bien qu’il s’agit de franchir une étape supplémentaire qui consiste non pas à développer à nouveau ces fonctionnalités mais à intégrer des outils existants dans la logique des ENT. Cela concerne aussi bien les éditeurs d’ENT que les éditeurs de logiciels documentaires. Il faut espérer que, dès la prochaine génération d’ENT, on verra enfin se développer des applications de ce type.
La place des ressources numériques

L’ouverture du CDI vers l’extérieur concerne également la prise en compte des multiples contenus numériques accessibles grâce aux réseaux. Ils constituent déjà une partie de l’environnement documentaire dans lequel évoluent les élèves. Les modalités d’accès et de mise à disposition de ces ressources numériques font partie de la problématique des ENT et sont évoquées dans le schéma directeur. Cependant, il n’y a pas encore, là non plus, de produits qui prennent réellement en compte cette dimension.

L’essentiel des contenus numériques intéressant l’éducation est disponible sur des sites Web ou sur des services en ligne spécialisés, comme par exemple l’Espace numérique des savoirs (ENS [3]). Jusqu’à maintenant, les environnements de travail existants se sont peu occupés de ces contenus. Au delà de la simple gestion personnalisée des signets, déjà présente dans certains produits, on attend que les ENT intègrent des services de plus haut niveau : moteurs de recherche, base de données de référence (comme Educasource), dictionnaires en ligne (comme les encyclopédies et dictionnaires accessibles par l’ENS) ou banques de documents numérisés (comme L’Histoire par l’image ou Balise de la Mémoire…). Cela nécessite, comme on l’a déjà vu pour les logiciels documentaires, une coopération et une interopérabilité entre les ENT et des applications extérieures.

On peut citer dès aujourd’hui l’exemple d’intégration de l’Encyclopédie Hachette Multimédia dans le Cartable électronique de Savoie. Dès qu’un élève est entré dans son espace de travail, après s’être authentifié, l’encyclopédie apparaît comme l’une des ressources disponibles, au même titre que son carnet de notes, son agenda ou son « casier » électronique. Le contenu de l’encyclopédie est disponible de la même manière que les autres ressources et peut être utilisé simplement (et librement) dans de nouveaux documents ou dans des messages.

Organiser les espaces de travail et l’accès aux ressources

On peut débattre, d’un point de vue technique ou organisationnel, pour savoir si les contenus numériques structurés doivent être dans les ENT ou en dehors, mais il est préférable de prendre simplement en compte le point de vue de chaque utilisateur : l’environnement de ressources dans lequel il évolue est complexe et composite, mais on ne veut pas qu’il soit segmenté. Un enseignant, par exemple, quand il prépare son cours, s’appuie sur des documents de toutes origines : manuels scolaires, documents en ligne qu’il peut éventuellement adapter, documentation personnelle qu’il constitue progressivement – maintenant sous forme numérique –, ressources provenant de son établissement ou de ses collègues…

Il sera intéressant que les ENT permettent non seulement d’accéder simplement aux ressources extérieures, mais également de gérer effectivement avec des outils et des méthodes communes, au sein de l’espace personnel de chacun, des ressources de provenances diverses : productions personnelles, ressources du CDI et de l’intranet d’établissement, documents publiés par des collègues, des équipes d’autres établissements… La situation la plus inconfortable serait que chaque source d’information extérieure soit gérée de manière particulière et distincte, et qu’en plus rien ne soit proposé pour organiser les documents qu’on produit soi-même ou qu’on souhaite stocker dans son espace personnel et rendre éventuellement accessibles à d’autres. Il n’est certes pas envisageable de proposer à tous les fournisseurs de contenus de mettre à disposition leur contenus numériques en répondant à un même modèle d’organisation, mais on peut souhaiter, en particulier grâce aux ENT, que des rapprochements aient lieu, et que des éléments de standardisation apparaissent et soient appliqués.

Le schéma directeur publié comporte une partie sur les services documentaires qui propose quelques pistes, s’appuyant sur une standardisation de la description des documents (métadonnées), sans préjuger d’une standardisation des documents eux-mêmes, qui serait également souhaitable. Ces pistes doivent être poursuivies et développées, en relation avec les acteurs concernés : éditeurs, producteurs de services et de contenus, mais aussi spécialistes des sciences de l’information.

Références

Documents de référence

Schéma Directeur des Espaces numériques de Travail - Projet de version 1 soumis à appel à commentaires : Ouvre ce lien externe dans une nouvelle fenêtrehttp://www.educnet.education.fr/chrgt/SDET.pdf

Appel à projets ENT 2003 : Ouvre ce lien externe dans une nouvelle fenêtrehttp://www.educnet.education.fr/actu/ENT-AP.htm

ENT : Résultats de l'appel à projets Espaces numériques de travail (volet 1) : Ouvre ce lien externe dans une nouvelle fenêtrehttp://www.educnet.education.fr/actua/html/arts/G20030718.htm (Lien non actif)

Informations disponibles en ligne

Rubrique Espace Numériques de Travail / Bureaux virtuelx sur le site EducNet : Ouvre ce lien externe dans une nouvelle fenêtrehttp://tice.education.fr/educnet/services/bureau_virtuel/

Rubrique Espace Numérique des Savoirs sur le site EducNet : Ouvre ce lien externe dans une nouvelle fenêtrehttp://www.educnet.education.fr/ENS/

Rubrique Schéma stratégique des systèmes d’information et de télécommunication (S3IT) sur le site Educnet : Ouvre ce lien externe dans une nouvelle fenêtrehttp://tice.education.fr/educnet/Public/services/programme?affdoc=2

Rubrique Services Intranet-Internet et d’Établissement scolaire et d’École (S2i2e) : Ouvre ce lien externe dans une nouvelle fenêtrehttp://tice.education.fr/educnet/Public/services/infrastructures/s2i2e

Rubrique Schéma directeur des infrastructures (SDI) : Ouvre ce lien externe dans une nouvelle fenêtrehttp://tice.education.fr/educnet/Public/services/infrastructures/sdi

Les cartables électroniques - Cahiers de l'Internet N° 2, sous la direction de Daniel Kaplan, avril 2002 : Ouvre ce lien externe dans une nouvelle fenêtrehttp://www.fing.org/jsp/fiche_actualite.jsp?STNAV=&RUBNAV=&CODE=1121616305530&LANGUE=0&RH=ASSOEDHEC 

Sites cités dans l’article

Le cartable électronique « de Savoie » : Ouvre ce lien externe dans une nouvelle fenêtrehttp://www.cartable-electronique.org/ (on peut consulter sans mot de passe quelques exemples d’ateliers publiés)

Scolastance : Ouvre ce lien externe dans une nouvelle fenêtrehttp://www.infostance.com/

I-manuel d’Editronics :  Ouvre ce lien externe dans une nouvelle fenêtrewww.i-manuel.fr/

L’Histoire par l’image : Ouvre ce lien externe dans une nouvelle fenêtrehttp://www.histoire-image.org/

[Louvre.edu] : Ouvre ce lien externe dans une nouvelle fenêtrehttp://www.louvre.edu/

[1] La Fondation Internet nouvelle génération (FING) a consacré un groupe de travail à ce sujet et produit un rapport sous le titre : "Les cartables électroniques" Cahiers de l'Internet N° 2, sous la direction de Daniel Kaplan, avril 2002
[2] On peut se féliciter de la méthode retenue pour rendre public le SDET, plus souvent utilisée dans les documents de normalisation que pour les schémas directeurs : le projet de version 1 est disponible sur Internet depuis le mois de mai, accompagné d’un appel à commentaires. On s’assure ainsi que le schéma directeur est largement diffusé, et que tous les acteurs concernés ont le moyen de réagir.  La prochaine version pourra ainsi tenir compte de ces commentaires.
[3]L’Espace Numérique des Savoirs est un portail d’accès à un socle minimal de ressources numériques, rassemblant les « fondamentaux » du savoir. Il a été mis en place par le Ministère et s’adresse aujourd’hui à près de 1300 établissements. Au sein de ces établissements, les ressources sont accessibles gratuitement et libres d’utilisation à des fins pédagogiques.

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