L’Institut Canadien de Québec

Nous avons contacté par mail Louis Roberge, bibliothécaire des systèmes de l’Institut Canadien de Québec, qui pratique les fonds tournants dans son réseau municipal afin qu’il puisse nous donner des précisions quant à l’organisation nécessaire et les retours des usagers sur le sujet.

Connaissez-vous l’historique de la mise en place des fonds tournants dans votre réseau de bibliothèques ?

Louis Roberge : Entre 1999 à 2005, les bibliothèques de l’ancienne Ville de Québec avaient déjà une collection flottante. Cette pratique a été abandonnée lors du changement de SIGB, la version du logiciel à ce moment-là ne permettait pas une gestion aussi raffinée de la collection flottante que la version actuelle.
2002 : Année des fusions municipales – À Québec, cette première étape s’est traduite entre autre par l’uniformisation de la règlementation (nombre de prêts, durée des prêts, catégories d’usagers, frais de retard, et, point très important, la gratuité de l’abonnement pour les bibliothèques qui ne l’avaient pas déjà.
2006 : Après plusieurs années de préparatifs, Implantation du SIGB (système intégré de gestion de bibliothèque) Unicorn [1], 25 bibliothèques, un seul catalogue, une seule carte d’abonné.
2007 : Harmonisation de la classification des documents. Le Vérificateur général de la ville de Québec a pour mandat de faire la tournée du réseau des bibliothèques de la Ville de Québec. Par la suite, le Vérificateur recommande de mettre en place la collection flottante.
2008 : Centralisation du traitement documentaire.
2011 : Implantation de la collection flottante et sélection des collections par champs de spécialisation.

Dans les premiers temps de la mise en place avez-vous été confrontés à des réserves par rapport au rôle spécifique des personnels de bibliothèque.

Louis Roberge : Oui, il y avait des réserves et il aurait été inimaginable de l’instaurer plus tôt. Toutefois, que cette pratique fasse l’objet d’une recommandation du Vérificateur général de la Ville a beaucoup aidé à faire accepter le principe. Il faut dire aussi que notre réseau comprend 25 bibliothèques et que les abonnés pouvaient emprunter des documents dans une bibliothèque et les remettre dans une autre. Ils pouvaient aussi réserver des documents disponibles dans une bibliothèque et les diriger vers la bibliothèque où ils souhaitaient les récupérer. Ce qui impliquait beaucoup de mouvements de documents entre les différentes bibliothèques et du coup beaucoup de manipulations de documents pour le personnel. L’implantation de la collection flottante vient apporter une solution pour diminuer une portion des transits de documents. Une fois que la majorité du personnel a accepté le principe général de collection flottante comme outil pour diminuer les transits de documents cela devient plus facile. Bien sûr, il reste encore des craintes par rapport aux collections plus spécialisés, à l’état des documents de certaines bibliothèques, à l’harmonisation des cotes, au possible débalancement des collections (une bibliothèque se faisant dilapider son fonds documentaire et à l’inverse une bibliothèque se retrouvant avec des quantités de documents à ne plus savoir où les ranger). Et c’est sur ces craintes que les membres du comité d’implantation de la collection flottante ont porté la plus grande attention.

Avez-vous été confrontés à des questions juridiques liées au fonctionnement des fonds flottants ?

Louis Roberge : Non.

Quelles sont les conditions techniques inhérentes à un tel dispositif ? Avez-vous rencontré des difficultés lors de la mise en place de ce système.

Louis Roberge : En 2010, la mise à jour de Unicorn, SirsiDynix a permis de simplifier ce dispositif. Entre autres améliorations, le paramétrage par type de document et la création de groupes de partage a favorisé le regroupement des bibliothèques ayant une quantité d’échanges de documents équivalente.
Pour faciliter les échanges nous avons créé un type de document spécifique, se rapportant aux documents flottants, acheté en double exemplaire à cette intention.
Nous avons par la suite attribué le type de document non flottant aux collections spéciales. Cela a débouché sur la mise en place de rapports statistiques afin d’évaluer les mouvements de collection attribuables à la collection flottante. Ceci afin d’évaluer les possibles débalancements dans les collections. Après étude de ces rapports de façon hebdomadaire pendant un an, des opérations de rééquilibrage des collections ont été fréquemment réalisées. Au bout d’un an, nous avons fait le bilan et modifié nos groupes de partage. Suite à la modification des groupes, l’analyse hebdomadaire de ces statistiques et les opérations de rééquilibrage ont été abandonnées.

Quels sont les retours des usagers sur ce dispositif ?

Louis Roberge :  Lorsque nous en avons, parce que ce que nous avons peu de retours, nous recevons des commentaires positifs. Entre autre sur le fait qu’il y a un certain renouvellement des collections dans leur bibliothèque et qu’ils découvrent des ouvrages qu’ils n’avaient jamais vus dans leurs visites précédentes. Pour les usagers soucieux de l’environnement, ils considèrent que c’est un bon moyen de diminuer de moitié le transport des documents.

Auriez-vous quelques chiffres sur ce type de dispositif à nous communiquer (combien de bibliothèques concernées, d’usagers, d’ouvrages…) ?

Louis Roberge : 25 bibliothèques (divisés en 3 groupes de partage depuis 2012)
171 534 abonnés en 2013 sur une population de 525 000
1 430 762 documents en 2012
3 877 893 prêts de documents en 2013
705 709 réservations de documents en 2012
2 721 113 entrées en 2012

Avez-vous au Québec des exemples d’établissements scolaires utilisant les fonds flottants ?

Louis Roberge : Non.